Custodio del certificado digital de la empresa.


Custodio del certificado digital de la empresa.


Cuando hablamos de poderes, hay que distinguir entre los poderes que otorga una persona en su propio nombre con los que otorga en representación de una sociedad. Los primeros dejan de ser válidos automáticamente tras el fallecimiento, pero no así los otorgados en nombre de una empresa. Que el administrador fallezca, o simplemente que cese y otro sea nombrado en su lugar, no afecta a los poderes porque la empresa sigue viva, y en definitiva la empresa es quien los ha otorgado, aunque haya sido a través de su representante legal puesto que no puede ser de otro modo. Otra cosa es que la empresa se liquidase; en ese caso, tras su extinción, sí que los poderes dejarían de tener efecto. Digo esto a raíz de una consulta que me hicieron no hace mucho. La consulta no iba de poderes, sino del Certificado Digital de una empresa, y en esa conversación surgió el término: «Custodio del Certificado Digital»

¿Quién es el custodio del certificado Digital?

#custodio del certificado digital
¿Quién es el custodio del certificado digital de una empresa?
Haciendo un paralelismo con el asunto de los poderes, es lógico pensar que el certificado digital de la empresa es de la empresa y que, por lo tanto, no importa si quien lo pidió fallece o deja de representar a la empresa, pero curiosamente no es así. Aquí se han inventado la figura del «custodio», que es, de alguna manera, el responsable del uso de dicho certificado. Lo normal es que lo pida el administrador, pero ¿qué pasa si fallece o es cesado y sustituido por otro? Pues ni más ni menos que el certificado deja de tener validez. De hecho si a Hacienda le consta el fallecimiento del solicitante, procederá a bloquear el certificado digital.
¿Qué ocurre con nuestro servicio de Sociedades Urgentes?
Disponibilidad inmediata 902 195 024
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Nosotros tramitamos el certificado digital y se lo entregamos al cliente junto con la sociedad para que disponga del buzón pertinente y pueda acceder a posibles requerimientos de manera inmediata (y transitoria). No obstante aconsejamos que se tramite uno nuevo enseguida.
Esto es lo que indicamos al respecto en nuestro Manual del Usuario:
[box type="info"] En las sociedades constituidas a partir de octubre de 2013 entregamos el certificado digital habilitado para que usted pueda recibir los requerimientos que emita Hacienda. En el interior de nuestra Caja Roja encontrará un disco con el archivo exportado con las instrucciones oportunas para que usted pueda exportarlo sin problemas a su ordenador. Debe tener en cuenta varias cosas:
1.- Descargar el archivo en el ordenador en que habitualmente vaya a consultar el buzón.
2.- Seguir las instrucciones que se adjuntan al disco.
3.- Si ha adquirido alguna sociedad sin el certificado digital, recuerde que deberá tramitarlo porque actualmente es obligado disponer de él, o bien apoderar a alguna persona que disponga del mismo.
4.- Aunque le entreguemos el certificado digital y este sea a nombre de la empresa, debe tener en cuenta que, según el criterio interno de Hacienda, «el certificado de persona jurídica en el ámbito tributario es un certificado necesariamente asociado a una persona física, generalmente un administrador, que es el custodio de la misma». Si, con el tiempo, el administrador custodio desaparece o cesa, el nuevo administrador deberá solicitar la revocación del certificado de FNMT y la solicitud de otro certificado ligado y custodiado por el nuevo administrador. Esta es una labor que entra dentro de las labores de administración, como por ejemplo el cambio de firma en las cuentas de los bancos. Entendemos que las notificaciones realizadas mientras no se efectúe el citado cambio seguirán siendo válidas.
5.- Según se desprende del punto anterior, el certificado digital que nosotros entregamos es transitorio porque el nuevo administrador deberá revocarlo y solicitar uno nuevo lo antes posible.[/box]